Zertifizierungen

Sofern Sie an diversen Zertifizierungen teilnehmen (z.B. Bio, IFS, BRC, ISO, etc.), so kann das System Ihnen hierbei helfen, die Audits sehr zu verkürzen.

Sie entscheiden, in welche Dokumente ein Auditor zeitweise oder ständigen Zugriff hat. Die Dokumentenprüfung vor Ort wird auf rein kurzfristig durchgeführte Dokumente reduziert. Sie können sich eigene Bereiche/Verzeichnisse speziell für die Auditoren/Prüfer anlegen und diese freigeben. Zeigen Sie Transparenz und dass Sie nichts zu verstecken haben, geben gleichzeitig aber nicht alles vom Betrieb preis. Sie entscheiden, was in einem Audit vorab zur Verfügung gestellt wird und was nicht.

Gleiches gilt für Betriebe mit EU-Zulassung, die von Veterinären geprüft werden (müssen). Unsere über 10-jährige Erfahrung hat gezeigt, dass Transparenz zu einem guten Miteinander führt. Nahezu alle Betriebe haben die Dokumente, welche bei einer Betriebskontrolle eh kontrolliert werden und eingesehen werden dürfen, für den Kontrolldienst der Kreise dauerhaft geöffnet. Die Kontrolleure haben somit die Möglichkeit, den lästigen und zeitaufwendigen Teil der Dokumentenkontrolle bereits vom Büro aus durchzuführen. Die Kontrollen vor Ort beschränken sich auf die wesentliche Betriebsbegehung. Sie und die Kontrolleure sparen enorm viel Zeit und gestalten somit die Regelkontrolle effektiv.

Selbstverständlich können Sie den Zugang mit dem Leserecht an Dritte jederzeit widerrufen/kappen.

Aus Erfahrung jedoch: Die Menge an den zu prüfenden Dokumenten ist sehr groß. Die „im Vorbeigehen“ durchgeführte Warenannahme (ggf. mit Foto des Lieferscheins zweck Rückverfolgbarkeit oder Foto der Ware zwecks Reklamation) ist schnell durchgeführt. Sie erzeugt aber auch ein zweiseitiges Dokument. Bei einem durchschnittlichen Handwerksbetrieb führt dies zu einer Datei von ca. 50 bis 100 Seiten. Lassen Sie den Behörden doch gerne die Zeit, diese Dokumente vorab im Büro zu sichten, da sie diese anderenfalls vor Ort abrufen müssen. Ein Ausdrucken dieser durchgeführten Dokumentationen ist nicht nötig.

Hier ist eine Zusammenarbeit möglich, sofern seitens der Zertifizierungsstellen vorgegeben.

Verbände, die bereits eigene Unterlagen für ihre Mitglieder herausgeben, können an das System angeschlossen werden und ihren Mitgliedern eine eigene Version mit eigenem Logo anbieten und federführend in der Pflege der Dokumente sein. Beispiel: Eigene Version und Logo für den Fleischerverband, mit welchem dieses System für seine Mitglieder entwickelt wurde.

Eigene Schulungsmodule mit Hinweisen an die Mitarbeiter runden die Sache ab und geben den Betriebsleitern und Inhabern die Sicherheit, dass Mängel aufgenommen und korrigiert werden.